Der Versand von Rechnungen im elektronischen PDF- Form ist Alltag geworden. Gleichzeitig wird im öffentlichen Auftragswesen in Deutschland die Nutzung von Rechnungen im Format XRechnungen nun zum Standard. Hierbei wird die Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt und ein XML-basiertes Datenformat für Rechnungsstellungen vorgegeben. Seit dem 27. November 2020 gelten die Formatvorgaben für alle öffentlichen Stellen, Bund, Länder und Kommunen.
Auch immer mehr große Unternehmen stellen auf XML-Formate um und verlangen dies von Geschäftspartnern und Zulieferern. Vielen Befürwortern sehen die XRechnung bereits als neuen europäischen Standard, wobei es an der Abstimmung zwischen den EU-Mitgliedsstaaten noch hapert.
Welche Vorteile ergeben sich in der Praxis?
Es handelt sich bei diesem Dateiformat um einen strukturierten Datensatz, was bedeutet, dass Software kann XRechnungen automatisch erkennen kann. Daten können damit ohne zusätzlichen händischen Aufwand in Buchungssysteme überführt werden – ohne Fehlerquote durch das Abtippen von Inhalten aus Rechnungen in Papierform oder als PDF.
Darüber hinaus ermöglicht das XML-Format das Einbetten weiterer Dokumente in die XRechnung, was die Verknüpfung mit Leistungsbeschreibungen, Auftragsbestätigungen, etc. stark erleichtert. Auf technischer Seite basiert die XRechnung auf der europäischen Norm EN-16931.