Unternehmen wie auch Verbraucher können zu Gläubigern werden, wenn sie z.B. Geld verleihen oder eine Leistung erbringen, die nicht bezahlt wird. Man spricht dann von einer Forderung, die gegenüber einem Schuldner entsteht. Der Begriff Forderungsmanagement bezeichnet das Betreiben eines professionalisierten Mahnverfahrens, das den Schuldner zur Zahlung bewegen und den Ausfall von Forderungen vermeiden soll.
Das Forderungsmanagement zielt also darauf ab, einen Ausgleich zwischen Gläubiger und Schuldner zu schaffen.
Woraus begründet sich die Forderung gegenüber dem Schuldner?
Es ist für den gesamten Prozess relevant, woraus die Stellung des Gläubigers begründet wird. Nach § 241 Abs. 1 S. 1 BGB entsteht die Stellung des Gläubigers aufgrund des entstandenen Schuldverhältnisses und er hat einen Anspruch i.S.d. § 194 Abs. 1 BGB gegenüber dem Schuldner und darf bei Fälligkeit eine vereinbarte Leistung einfordern.
In einem gegenseitigen Vertrag hingegen sind beide Parteien Gläubiger wie auch Schuldner. Beide Parteien verpflichten sich auf eine Leistung eine Gegenleistung zu erbringen. Bei einem Kaufvertrag ist der Käufer (als Schuldner) gegenüber dem Verkäufer (als Gläubiger) zur Zahlung verpflichtet. Der Verkäufer (als Schuldner) schuldet dem Käufer (als Gläubiger) die gekaufte Sache.
Ein umfassendes Forderungsmanagement beginnt also bereits mit der richtigen Formulierung von Verträgen, und im Falle von Unternehmen, den AGB sowie Rechnungen. So sollte z.B. festgelegt werden, wie die Erfüllung von Pflichten abgesichert wird, wann eine Forderung in Verzug gerät (Zahlungsziel) und wie Mahn- und Inkassokosten gehandhabt werden.
Ist eine berechtigte Forderung fällig?
Ergibt sich aus § 241 Abs. 1 S. 1 BGB oder einem Vertrag ein wirksamer Anspruch gegenüber dem Schuldner, bzw. eine berechtigte Forderung, muss zunächst beantwortet werden, ob diese fällig ist. Entsprechend wird im Forderungsmanagement der Anspruch bzw. die Forderung geprüft, um aus ihrem Zustandekommen die Fälligkeit abzuleiten. Hierbei gelten gesetzliche Regelungen und auch die vertraglichen Vereinbarungen zwischen beiden Parteien.
Ist eine Forderung noch nicht fällig, wirkt das Forderungsmanagement darauf ein, dass sie es wird. Das kann durch den Versand einer Mahnung geschehen, die unterschiedliche Vorgaben beachten sollte. So hat sie alle relevanten Angaben z.B. zu einem Auftrag enthalten und – vorausschauend auf weitere Maßnahmen – auf mögliche Kosten eines weiteren Zahlungsverzugs hinzuweisen (vgl. Schadenminderungspflicht § 254 BGB).
Wie das außergerichtliche Mahnverfahren am besten betreiben?
Werden Mahnungen und Zahlungshinweise im Forderungsmanagement gegenüber einem Schuldner klar und eindeutig formuliert und auf die möglichen Folgen des Zahlungsverzugs hingewiesen, können bereits vorgerichtlich viele Schuldner zur Zahlung bewegt werden. Das transparente Verfahren und der kooperative Umgang mit einer Forderung sind hierfür entscheidend.
Denn für eine ausgebliebene Zahlung gibt es viele Gründe, von Arbeitslosigkeit und Krankheit bis z.B. familiären Situationen, wie einer Scheidung. Auch mangelnde Einsicht in eine Leistungspflicht, u.a. aufgrund von subjektiv empfundenen Mängeln an einer Ware oder falsch verstandenen Vertragsklauseln, kann ausschlaggebend sein. Im Dialog können für Schuldner und Gläubiger viel Aufwand und Kosten vermieden werden.
Aus Sicht des Gläubigers ist hierbei vor allem wichtig, keine unnötigen zusätzlichen Kosten durch weiteren (persönlichen) Arbeitsaufwand oder gerichtliche Mahnbescheide zu schaffen, der im Zweifel selbst bei Zahlung des Schuldners nicht ersetzt wird. Es bietet sich deshalb an, eine dritte Stelle einzuschalten, die das Forderungsmanagement professionell weiter betreibt und deren Kosten für den Einzug von Forderungen durch den Schuldner zu ersetzen sind.
Durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens wird der Gläubiger beiden Parteien gerecht. Zum einen kann – und sollte – ein Inkassounternehmen vorrangig den Dialog mit dem Schuldner suchen, mit ihm die Umstände und seine Situation klären sowie die Folgen einer Nichtzahlung kommunizieren. Das erklärte Ziel ist es dann, einen möglichen Ausgleich zu erreichen, z.B. in Form einer Ratenzahlung.
Das gerichtliche Mahnverfahren
Der letzte Schritt des professionellen Forderungsmanagements ist das gerichtliche Mahnverfahren und die Titulierung offener Forderungen. Inkassounternehmen können für den Gläubiger als Rechtsdienstleister im gesamten gerichtliche Mahnverfahren, der Mobiliarzwangsvollstreckung und im Insolvenzverfahren tätig werden. Ob in Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen oder im eigenen Auftrag, die Titulierung einer Forderung und die anschließende Vollstreckung sind für den Schuldner mit erheblichen Kosten verbunden, die häufig die eigentliche Forderungshöhe überschreiten.
Ein faires und transparentes Forderungsmanagement setzt deshalb alles daran, das gerichtliche Mahnverfahren zu vermeiden und dem Schuldner die möglichen Folgen seiner Zahlungsverweigerung verständlich zu machen. Im Dialog ist zumeist auch ein Zahlungsausgleich – wie bereits erwähnt z.B. in Form einer Ratenzahlung – nach einer Titulierung möglich, ohne direkt in das Vermögen des Schuldners vollstrecken zu müssen.