Eine qualifizierte Mahnung richtig verfassen
Eine Mahnung ist eine unmissverständliche Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine geschuldete Leistung zu erbringen. Zum einen erinnert die Mahnung an das Begleichen einer Forderung, z.B. einer Rechnung, zum anderen setzt sie den Schuldner in Verzug. Sie ist eine einseitig empfangsbedürftige Willenserklärung und weder an eine Form noch eine Frist gebunden, sofern sich nicht aus einem Vertrag oder einer gesetzlichen Regelung etwas anderes ergibt.
Ab wann sollte gemahnt werden?
Überschreitet ein Schuldner eine gewährte Frist, bzw. Zahlungsfrist, bewirkt dies lediglich die Fälligkeit der Forderung. Der Verzug tritt dann ein, wenn eine Leistung fällig ist und der Schuldner durch eine vertragliche Vereinbarung oder eine ernsthafte Leistungsaufforderung, z.B. einer Mahnung, in Verzug gebracht wird. Die Mahnung selbst darf auch als Zahlungserinnerung oder ähnlich bezeichnet werden, solange sie unmissverständlich zur Leistung auffordert. Sie darf dabei gern höflich formuliert sein, um die weiteren Beziehungen zwischen Gläubiger und Schuldner nicht zu belasten.
Ferner darf eine Mahnung auch mündlich erfolgen. Es sollte allerdings aus Gründen der Nachweisbarkeit in Schriftform gemahnt werden und per Einschreiben mit Rückschein versandt oder durch einen Gerichtsvollzieher überbracht werden (vgl. § 132 BGB). Die schriftliche Mahnung hat darüber hinaus den Vorteil, dass sie eine Aufstellung aller Forderungen und rechtlich notwendigen Hinweise kommuniziert. Soll beispielsweise die Beitreibung der in Verzug geratenen Forderung durch ein Inkassounternehmen geschehen, ist im besten Fall auf die möglichen Kosten eines weiteren Zahlungsverzugs hinzuweisen (vgl. Schadenminderungspflicht § 254 BGB).
Wie sollten Verzugszinsen berücksichtigt werden?
Ab dem Zeitpunkt des Verzugs sind die Kosten für die Beitreibung durch den Schuldner zu ersetzen, so z.B. Mahngebühren und Beitreibungskosten durch Inkasso und Anwalt. Sollen auch Verzugszinsen geltend gemacht werden, muss auf diese hingewiesen und sie der Höhe nach beziffert werden. Allerdings gestaltet sich der Aufwand der Beitreibung des Zinsbetrags meist unwirtschaftlich, weshalb darauf häufig verzichtet wird.
Folgende Formulierung kann helfen, die Berechnung zu vereinfachen und einen säumigen Schuldner zu einer zeitigeren Zahlung zu bewegen. „Mit dem Zugang dieser Mahnung befinden Sie sich in Verzug, womit der Rechnungsbetrag mit 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz zu verzinsen ist. Dies entspricht dem Betrag von X,YZ EUR je Kalendertag ab Zugang dieser Mahnung, um den wir bei Begleichung des Rechnungsbetrags bitten.“ Um gegenüber Schuldnern dauerhaft glaubwürdig zu bleiben, sollten angemahnte Zinsen auch beigetrieben werden.
Wie Sie ein effizientes Mahnwesen aufbauen und Zahlungsverzug nachhaltig verringern erfahren Sie gern im persönlichen Gespräch.