Rechnungen gegenüber Verbrauchern und Unternehmen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, um anerkannt zu werden. Diese Pflichtangaben finden sich im § 14 Abs. 3 u. 4 Umsatzsteuergesetz und sind für den Vorsteuerabzug von Unternehmen und Selbständigen sowie der Anerkennung durch das Finanzamt entscheidend. Darüber hinaus ergibt sich aus einer Rechnung meist die Zahlungsfrist einer Forderung gegenüber den Schuldner, sofern diese nicht beispielsweise durch einen Vertrag geregelt ist.
Eine Rechnung sollte folgende Punkte beinhalten:
- Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Empfängers
- Die erteilte Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende und vom Unternehmen einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art von gelieferten Waren bzw. erbrachten Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Aufschlüsselung der entstandenen Entgeltminderung
- Anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung, sofern anzuwenden
- Ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflichten gemäß Art. 14 b Abs. 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz
- Die Angabe „Gutschrift“, falls die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder einen durch ihn beauftragten Dritten erfolgt
Rechnungsnummern
Die Rechnungsnummer sollte stets eine oder mehrere Reihen von Zahlen sein, die nur einmalig vergebene werden. Somit ist stets sichergestellt, dass eine Rechnung eindeutig identifiziert und zugeordnet werden kann. In der Konkretisierung der Umsatzsteuerrichtlinie Abs. 185 Abs. 10 wird ausgeführt, dass auch ein Kombination mit Buchstaben zulässig ist.
Für die Vereinfachung der Zuordnung von Rechnungen zu einem bestimmten Jahr oder Produkt werden diese häufig z.B. als Kürzel in die Rechnungsnummer eingefügt. Eine solche Rechnungsnummer könnte „Kürzel.Jahr.Zahlenreihe“ enthalten, so z.B. „BT.2021.7348“.
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