Es gibt viele Möglichkeiten mit Zahlungsverzug umzugehen. Viele Umstände können in Kundenbeziehungen zu unbezahlten Rechnungen führen und auch die Beziehung selbst nimmt großen Einfluss auf die Zahlungsmoral. Entsprechend gibt es keinen Königsweg, der auf jede Situation angewandt werden kann. Es ist eher so, dass sich bestimmte grundsätzliche Vorgehensweisen als erfolgsversprechender herausgestellt haben, die auf die jeweilige Situation angepasst werden sollten.
Der erste Schritt sollte stets die transparente Kommunikation darstellen. Wird eine Forderung fällig, stellt sich bei Geschäftskunden (sprich: Unternehmern) spätestens nach 30 Tagen bzw. gemäß vereinbarten Zahlungsbedingungen der Verzug ein. Ist ein Kunde Verbraucher, muss dieser auf den Zahlungsverzug hingewiesen werden. Dieser Hinweis ist an keine besondere Form gebunden, sollte dennoch nachweisbar sein. Es benötigt auch keine drei Mahnungen, sondern nur eine einfache Erinnerung – die durchaus nett formuliert sein darf – und häufig den Namen „Mahnung“ oder Zahlungserinnerung“ trägt. Werden eine entsprechende Frist sowie die möglichen Konsequenzen eines Zahlungsverzugs einfach und klar kommuniziert, steigt dies nachweislich stark die Zahlungsmoral und es kommt in den meisten Fällen gar nicht erst zu einem Verzug.
Bewährte Vorgehensweisen
Die transparente Kommunikation zu einer unbezahlten Rechnung ist also essentiell. Doch geeignete Medium hängt von der Art der Kundenbeziehung, der Umsatzhöhe und Liquidität im Unternehmen ab. Wenn es sich um einzelne Bestellungen von Endkunden in geringer Höhe handelt (bei denen nicht unbedingt auch eine Telefonnummer vorliegen muss), kann die Kommunikation über ein Verkaufsportal (Amazon, Ebay, etc.) oder eine Mail mit einer rechtssicheren Zahlungserinnerung passend sein. Handelt es sich um höhere Umsätze, vielleicht durch den Verkauf eines besonders hochwertigen Produktes, rechtfertigt der Mögliche Schaden die Einbindung von Mitarbeitern oder Call-Centern, die offenen Forderungen nachtelefonieren.
In der Kommunikation am Telefon können durch interessiertes und aufgeschlossenes Nachfragen viele Informationen über die Situation des Kunden gewonnen werden. Hiermit ist es möglich individuelle Lösungen zu finden, die nicht nur Kulanz zeigen, sondern auch die Kundenbeziehung nachhaltig stärken können. Wenn beispielsweise in einer bereits angespannten finanziellen Situation der Verlust des Arbeitsplatzes die Liquidität zusätzlich belastet, bleiben häufig die nicht lebensnotwendigen Rechnungen unbezahlt. Der Grund könnte schlichtweg in zu geringen Rücklagen zu finden sein, oder vielleicht einfach nur in der Angst davor, wie es privat weitergeht.
Zum Teil 2 „Umgang mit Zahlungsverzug B2B„
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